Para que a administração de uma Rede de Franquias seja moderna e eficaz, é preciso que desde o início a franquia se apoie no uso de sistemas informatizados e totalmente personalizados para o seu tipo de operação. Se isto não ocorrer, o sinônimo mais apropriado para o crescimento do negócio é a palavra caos.
Nos dias de hoje, não faz mais sentido se pensar em sistemas que NÃO usem a WEB - principalmente numa rede de franquias, onde há dispersão geográfica cada vez maior, na medid em que o negócio cresce. A WEB é a forma mais barata e mais eficaz de integrar todas as informações da rede - permitindo o funcionamento de todas as funções do negócio num único sistema centralizado. É mais seguro, é mais barato e torna todas operações consistentes entre si desde o começo das operações. Somente quando uma rede utiliza um sistema padrão é possível organizar os processos operacionais, com ganhos de escala invejáveis. Também essa é a única forma de possibilitar que os franqueados e o franqueador compartilhem o conhecimento sobre os clientes - aumentando o poder de fogo contra a concorrência e barateando todas asa atividades de marketing - sejam centralizadas ou descentralizadas.
O Antigo Modelo de Gestão
Seja porque as franquias cresceram de forma desorganizada, seja porque o custo de sistemas e comunicações antes da WEB era muito elevado, em muitas Redes ainda reina um antigo modelo de gestão que pode ser representada por uma hierarquia onde o franqueador não tem acesso ao cliente final da marca, obtendo apenas os dados passados pelos franqueados, de forma completamente heterogenea:
As desvantagens de não conhecer os clientes são múltiplas: falta de informações para melhorar ou lançar novos produtos; uso desproporcional das verbas de marketing; consultoria de campo completamente desbalanceada das necessidades e por aí afora, só para citar alguns pontos.
O Modelo de Gestão Moderno
No modelo moderno, usa-se uma solução integrada através da Internet e que permite o acesso do franqueador a todas as informações dos clientes finais, independentemente dos franqueados.
A visão fundamental: o cliente final é sempre da Rede, da Marca - e não de uma unidade específica. Até porque, em múltiplas categorias de produtos e serviços, o cliente entra em contato com a marca através de diversas unidades de uma cidade ou de um país.
Este modelo tem algumas vantagens indiscutíveis:
Acesso instantâneo aos indicadores de negócio da Rede
Tudo em tempo real, permitindo acompanhar os indicadores-chave do negócio on-line. Para tomar decisões de maior qualidade, no momento certo, com muita agilidade.
Modelo integrado de operação
Cada usuário da Rede acessa, em uma única aplicação, tudo o que precisa para operar o seu negócio, de acordo com o seu perfil. Uma única aplicação que se ajusta a cada função, tornando a operação mais simples.
O franqueado tem acesso a indicadores gerenciais da SUA franquia que não são disponiblizados para os demais colaboradores. E que também não cicam visíveis para outras unidades, mantendo o sigilo da sua operação.
Modelo integrado de dados e informações, com integridade
Não há necessidade de exportar dados de um sistema para outro. Todos usufruem de funcionalidades que antes somente eram disponíveis para grandes empresas, em sistemas não acessíveis para pequenos e médios negócios.
Está tudo integrado: clientes em potencial, clientes efetivos, ex-clientes, administração, finanças e informação gerencial.
Dados e informações centralizados e confiáveis
Os dados do sistema ficam armazenados em um servidor profissional de bancos de dados. A aplicação exige consistência na entrada de dados, o que garante dados e informações de alta confiabilidade. Assim, a Rede passa a conhecer seus clientes finais, suas necessidades e características.
O impacto nas vendas provocado por campanhas e promoções de marketing pode ser avaliado instantaneamente e correções de rota podem ser realizadas com agilidade.
Isso significa mais vendas, melhores vendas, vendas mais produtivas e uma melhor gestão de políticas e estratégias globais de marketing e administração.
O uso de um único sistema - na WEB - é seguro?
Para os usuários, nas franquias e no franqueador, a única infra-estrutura necessária para usar o sistema passa a ser um computador com um navegador Internet, ferramenta conhecida por todos os usuários. Assim, o acesso e controle do negócio podem ser realizados de qualquer lugar e de forma extremamente econômica.
Em caso de problemas no equipamento, nenhum dado é perdido ou corrompido. No caso de roubo, nenhum dado é levado. Novas versões e manutenções do sistema são sempre realizadas em um local central e disponibilizadas instantaneamente para todos os franqueados ao mesmo tempo, sem nenhum custo extra ou necessidade operacional de informática - que nada tem a ver com o negócio da franquia.
O sistema central, por sua vez, fica numa fortaleza de dados absolutamente segura, com backups profissionais, esquemas anti-incêndio e toda parafernália de segurança que nenhuma franquia isolada - e muitas vezes nem mesmo o franqueador - teria como manter.
Há mais vantagens?
Sim. Vejamos:
Canal único de comunicação
Evita a necessidade de re-digitação de dados e informações, comuns na relação entre franqueados e franqueador, e os naturais erros e inconsistências advindos desses processos.
Padronização da operação da Rede
Padronização de procedimentos operacionais, simplificando e agilizando o treinamento de colaboradores e rapidamente disseminando boas práticas operacionais pela Rede.
Modernização, inovação e fortalecimento da marca
A modernização da gestão ajuda a Rede a manter o foco no seu objetivo de crescimento. O cliente percebe isso e se sente bem em todas as unidades. Mantém sua fidelidade. E isso sempre traz um crescimento sustentável.